اولویتبندی از اصلیترین کارهایی است که عملکرد بالای تیمها را تضمین میکند. شنیدن این کلمه شاید انجام دادن کارها به ترتیب اهمیت و میزان ارزشآفرینی آنها را به خاطر ما آورد. اما اولویتبندی در مدیریت محصول فقط ایجاد مجموعهای از ویژگیها با یک ترتیب خاص نیست؛ بلکه توجه به ورودیها و نظرات ذینفعان را هم شامل میشود. محدود کردن فهرست تقاضاها و درخواست ویژگیها برای نقشه راه محصول، یکی از چالشبرانگیزترین کارهای مدیر محصول است. از طرفی مدیر محصول باید بتواند تعداد اعضای تیم و ذینفعان شریک در فرایند تولید محصول و همچنین میزان مشارکت آنها را در ایجاد ویژگیها، وظایف و بهروزرسانیهای آینده محصول بهصورت دقیق مشخص کند. تمام این کارها بخشی از اولویتبندی در مدیریت محصول هستند.
چرا اولویتبندی در مدیریت محصول اهمیت دارد؟
طراحی و تولید محصول کار سخت و پرچالشی است و شما بهعنوان یک مدیر محصول هرگز نمیتوانید تمام کارها را انجام دهید. وظیفه شما این است که مطمئن شوید ابتدا روی کارها و وظایف مهمتر تمرکز میکنید. پس قبل از اینکه منابع سازمان (شامل منابع مالی، انسانی و فنی) با بحران روبهرو شوند، باید اولویتبندی در مدیریت محصول را بسیار جدی بگیرید. یک اولویتبندی موثر حمایت ذینفعان را در پی دارد و چشماندازی را برای تیم ترسیم میکند. این کار میزان ریسک را به حداقل میرساند و جلوی هدر رفتن منابع را میگیرد.
چارچوبهای اولویتبندی در مدیریت محصول چیست؟
چارچوبهای اولویتبندی در مدیریت محصول مجموعهای از اصول هستند که به ما در تعیین استراتژی و تصمیمگیری در مورد آینده کمک میکنند. بهطور کلی این چارچوبها را میتوان به دو حوزه تقسیم کرد:
اولویتبندی بین پروژهها
این مورد به اولویت دادن به پروژههایی که باید برای یک محصول انجام شود، میپردازد. در این چارچوب شما باید تصمیم بگیرید که تیم محصول روی چه پروژهای سرمایهگذاری کند؟ پاسخ به این سوال چندان پیچیده نیست، اما نیاز به دقت زیادی دارد. برای اولویتبندی بین پروژهها باید برای هر پروژه بازگشت سرمایه را تخمین بزنید، روی وابستگیها، جدول زمانی و ترکیب تیم محدودیتهایی اعمال کنید و در نهایت بر اساس این دو مورد به تصمیمگیری بپردازید.
هدف از اولویتبندی در مدیریت محصول این است که همیشه کارهایی انجام دهید که ارزش ایجادشده در طول زمان را به حداکثر برساند. برای برآورد بازگشت سرمایه باید دو داده مهم ارزش تولیدشده و مدت زمان لازم برای اتمام پروژه را تخمین بزنید. هرچقدر ارزش مشتری بیشتر و مدت زمان لازم برای پروژه کمتر باشد، آن پروژه از اولویت بالاتری برخوردار خواهد بود.
هنگام توسعه محصول همیشه محدودیتهایی از نظر منابع انسانی، زمانی و وابستگیهای بین افراد و کارها وجود دارد. توجه به این محدودیتها و برنامهریزی بر اساس آنها از دیگر کارهایی است که در حیطه اولویتبندی بین پروژهها قرار میگیرد.
اولویتبندی بین کارهای یک پروژه
این اولویتبندی به نحوه کارآمد اجرای یک پروژه اشاره دارد. در این چارچوب باید صدها بار از خودتان بپرسید آیا انجام این کار کاملا ضروری است؟ ماهیت اولویتبندی بین کارهای یک پروژه با اولویتبندی بین پروژهها تفاوتهای اساسی دارد. این چارچوب آشفتهتر و چالشبرانگیزتر از چارچوب قبلی است. اولویتبندی بین کارها باید هرروز انجام شود و شما بهعنوان مدیر محصول فرصت فکر کردن و تحلیل عمیق برای این کار را ندارید. تنها راه مقابله با این آشفتگی ایجاد یک ذهنیت سفت و سخت است که از کار تیمی آگاهی کامل دارد و بر اساس ضرورت کار، آن را به چالش بکشد.
ایجاد یک محصول کامل و بینقص توهمی بیش نیست. از طرفی انتظارات ذینفعان و مشتریان همیشه فشار زیادی به تیمها تحمیل میکند. پس شما بهعنوان مدیر محصول باید بتوانید براساس ارزش ایجادشده در طول زمان، کارها را اولویتبندی کرده و پروژه را به جلو هدایت کنید. یک استراتژی سازندهتر این است که به تیم محصول خود کمک کنید تا مفاهیم توسعه محصول را بهخوبی درک کنند و هنگام انجام یک کار، خودشان بتوانند به این سوال پاسخ بدهند که آیا انجام آن ضروری است؟
ایجاد سیستمهای اولویتبندی از دیگر کارهایی است که میتواند روند اولویتبندی در مدیریت محصول را آسان کند. برای استفاده از چنین سیستمهایی شما باید با همکاری تیم خود شدت مشکل و تعداد کاربرانی را که درگیر کرده است، مشخص کنید. به این ترتیب هرچقدر مشکل شدیدتر باشد و کاربران بیشتری را تحتتاثیر قرار دهد، از اولویت بالاتری برای حل برخوردار است. از طرفی شما باید بتوانید اولویت بین کیفیت و سرعت عمل را مشخص کرده و بر اساس آن کارهای خود را برنامهریزی کنید.
روشهای اولویتبندی در مدیریت محصول چگونه است؟
اولویتبندی در مدیریت محصول فرایند منظم ارزیابی اهمیت نسبی کار، ایدهها و درخواستها برای از بین بردن ریسک اتلاف منابع و ارائه ارزش مشتری به سریعترین شکل ممکن و با توجه به محدودیتهای مختلف است. بر اساس نظرسنجیهای سایت mind the product از مدیران محصول، ۴۹ درصد از پاسخدهندگان بیان کردند که نمیدانند بدون گرفتن بازخورد از مشتری، چگونه میتوانند ویژگیها و محصولات جدید را اولویتبندی کنند. به عبارت دیگر، آنها مطمئن نیستند که در مسیر درستی کار میکنند یا خیر.
خوشبختانه در حال حاضر، روشهای علمی زیادی برای اولویتبندی در مدیریت محصول به وجود آمده است که در ادامه به آنها میپردازیم:
روش RICE
RICE یک سیستم امتیازدهی است که برای اولویتبندی ایدهها استفاده میشود. این سیستم به تیمهای محصول اجازه میدهد تا ایدهها و ابتکاراتی را که روی هرکدام از اهداف تعیینشده تاثیرگذار هستند، پیدا کنند. RICE مخفف چهار عامل است که هر ویژگی یا ابتکار عمل را بر اساس آنها اندازهگیری میکند. دستیابی (Reach)، تاثیرگذاری (Impact)، اطمینان (Confidence) و تلاش (Effort) چهار عاملی هستند که برای ارزیابی ایدههای محصول استفاده میشوند.
- دستیابی
این عامل مشخص میکند که در یک زمان معین چند نفر تحتتاثیر این ویژگی جدید قرار میگیرند؟ برای محاسبه میزان دستیابی میتوانید تعداد کاربران در ماه یا نرخ تبدیل در هر فصل را اندازهگیری کنید. بهعنوان مثال، هزار کاربر در ماه این صفحه را باز کرده و ۲۰ درصد از آنها، از این ویژگی جدید استفاده خواهند کرد. پس تعداد کل دستیابی ۲۰۰ نفر خواهد بود.
- تاثیرگذاری
عامل دوم تاثیر یک ویژگی خاص را روی افراد از ۰/۵ تا ۳ امتیازدهی میکند. واضح است که ۰/۵ کمترین میزان تاثیر و ۳ بیشترین تاثیرگذاری را روی فرد نشان میدهد.
- اطمینان
همانطور که گفته شد، چالش اصلی مدیران محصول، اولویتبندی ویژگیها بدون بازخورد مشتری است. امتیاز اطمینان در روش اولویتبندی RICE این مشکل را در نظر گرفته و به شما امکان میدهد که امتیازدهی را بر اساس دادههای تحقیقاتی خودتان انجام دهید. ۱۰۰ درصد بهمعنای اطمینان بالا به دادهها، ۸۰ درصد بهمعنای اطمینان متوسط و ۵۰ درصد بهمعنای پایینترین میزان اطمینان به دادهها است. بهعنوان مثال، اگر دادههای شما در مورد دستیابی و اقدام دقیق هستند، اما درمورد تاثیر آنها دادههای کافی ندارید، این پروژه میتواند ۸۰ درصد امتیاز اطمینان را کسب کند.
- تلاش
مجموع مدت زمانی که تمام اعضای تیم برای توسعه یک ویژگی نیاز دارند، تلاش نامیده میشود. تلاش یک عامل منفی است و با نفر-ماه اندازهگیری میشود. مثلا یک ویژگی به یک هفته برنامهریزی، چهار هفته طراحی، سه هفته توسعه فرانتاند و ۴ هفته توسعه بکاند نیاز دارد. پس نمره تلاش این ویژگی ۳ نفر-ماه است.
زمانی که هر چهار عامل اندازهگیری شدند، وقت آن است که آنها را در فرمول RICE قرار دهید و امتیاز آن ویژگی را محاسبه کنید. به این منظور باید امتیازهای دستیابی، تاثیرگذاری و اطمینان را در هم ضرب کرده و حاصل را بر تلاش تقسیم کنید. پس از به دست آوردن امتیاز RICE تکتک ویژگیها، میتوانید آنها را بر اساس بالاترین امتیازها اولویتبندی کنید.
روش Value vs. Effort
این روش یک رویکرد ساده برای اولویتبندی در مدیریت محصول است که شامل تهیه لیستی از ویژگیها و ابتکارات میشود. سپس باید کیفیت و کمیت هرکدام از آنها را بر اساس امتیازهای ارزش و تلاش تعیین کنید. امتیازهای نهایی در این روش تنها یک تخمین هستند. برای تعیین کیفیت و کمیت ویژگیها بهتر است به سوالاتی مانند آیا این ویژگی اهداف و معیارهای ما را برآورده میکند؟ و آیا میتوانیم با منابع در دسترس خود، این ویژگی را ایجاد کنیم؟ پاسخ دهید.
برای سنجش معیار ارزش (value) باید درآمد احتمالی حاصل از آن، سود ایجادشده برای مشتریان فعلی و بالقوه و همچنین تاثیر روی اهداف استراتژیک و اهداف کسبوکار را تخمین بزنید. از طرفی برای سنجش میزان تلاش لازم برای توسعه این ویژگی باید هزینه، ریسک، پیچیدگی و تلاشهای توسعه، عملیاتی و پیادهسازی را بررسی کنید. اگر میتوانید با تلاش کمتر، ارزش بیشتری برای مشتریان ایجاد کنید، این ویژگی باید در اولویت قرار بگیرد. به عبارت دیگر، میزان ارزش تقسیم بر پیچیدگی، امتیاز یک ویژگی را نشان میدهد.
روشهای امتیازدهی مانند Value vs. Effort راهی سریع و آسان برای تصور مجموعهای از اولویتهای کیفی به تیم محصول شما ارائه میدهد. این روش باعث میشود تا بحثهای مسالمتآمیزی بین ذینفعان در مورد ارزش و تلاش آنها صورت بگیرد. این صحبتها به شما کمک میکند تا حفرههای همسویی استراتژیک را پیدا کرده و برای رفع آنها تلاش کنید.
روش Kano Model
مدل کانو مجموعهای از دستورالعملها و تکنیکها است که برای طبقهبندی و اولویتبندی نیازهای مشتری، هدایت توسعه محصول و افزایش رضایت مشتری استفاده میشود. ایده اصلی مدل کانو این است که رضایت مشتری به سطح عملکردی که یک ویژگی ارائه میدهد، بستگی دارد. به بیان سادهتر، میزان خوب بودن ویژگی پیادهسازیشده میتواند تاثیر مثبتی روی رضایت مشتری داشته باشد. پس هر چقدر زمان و منابع بیشتری را برای ایجاد نوآوری و بهبود ویژگیهای محصول خود صرف کنید، سطح رضایت مشتریان افزایش پیدا خواهد کرد.
مدل کانو دو مجموعه پارامتر را روی محورهای عمودی و افقی ترسیم میکند. محور عمودی نشاندهنده میزان رضایت مشتری است که از نارضایتی کامل به سمت رضایت کامل میرود. پارامترهایی مانند عملکرد، دستاورد، سرمایهگذاری، پیچیدگی یا پیادهسازی که روی محور افقی نمایش داده میشود، به شما میگوید که یک ویژگی خاص را تا چه اندازه خوب اجرا کردهاید.
مقادیر محور عملکرد محصول را میتوان در چهار دسته قرار داد:
- ویژگیهای اساسی یا ضروری: این ویژگیها لازمه یک محصول هستند؛ بهطوری که اگر محصول شما این ویژگیها را نداشته باشد، مشتریان بههیچعنوان از آن استفاده نمیکنند.
- ویژگیهای عملکردی: هرچه تعداد بیشتری از این ویژگیها ایجاد کنیم، مشتریان رضایت بیشتری خواهند داشت.
- ویژگیهای هیجانانگیز یا جذاب: وقتی این دسته از ویژگیها ارائه میشوند، میتوانند یک تجربه دلپذیر را برای مشتری ایجاد کنند. به همین خاطر این ویژگیها میتوانند با هدف تمایز رقابتی در محصول اجرا شوند.
- ویژگیهای بیتفاوت: وجود یا عدم وجود این ویژگیها روی ارزش مشتری هیچ تاثیری نمیگذارد.
برای بررسی عملکرد محصول طبق دستهبندی بالا میتوانید با ایجاد یک پرسشنامه کانو از احساس مشتریان خود نسبت به ویژگیهای خاصی پرسوجو کنید.
روش Story Mapping
Story Mapping یک روش اولویتبندی در مدیریت محصول است که بهدلیل سادگی محبوبیت زیادی دارد. این روش تمرکز را بهجای نظرات داخلی تیم یا ذینفعان، روی تجربه کاربری قرار میدهد. برای استفاده از Story Mapping در امتداد محور افقی، باید مجموعهای از دستههای متوالی را ایجاد کنید که هر مرحله از سفر کاربر را نشان دهد. این کار به شما کمک میکند تا در مورد نحوه هدایت مشتری از اول تا آخر استفاده از یک ویژگی خاص فکر کنید.
سپس در امتداد محور عمودی، باید این وظایف را به ترتیب اهمیت، از بالا به پایین قرار دهید. با کمک محور عمودی میتوانید به ویژگیهایی که باید روی آنها کار کنید، اولویت دهید. در بعضی از موارد، قسمت پایینی محور عمودی برای کارهایی که تصمیم دارید فعلا آنها را در حالت تعویق قرار دهید، در نظر گرفته میشود.
روش The MoSCoW
روش The MoSCoW به شما این امکان را میدهد تا با طبقهبندی ویژگیها در چهار سطر و همراه با بازههای زمانی مشخص، اولویتبندی کنید. سپس با کمک آن میتوانید چیزهایی را که برای ذینفعان و مشتریان اهمیت دارد، بیابید. MoSCoW مخفف چهار عبارت زیر است:
- ویژگیهای ضروری (Must-have): وجود این ویژگیها برای عملکرد صحیح محصول ضروری است. در واقع، بدون وجود این موارد نمیتوان محصول را راهاندازی کرد و از نظر زمانی حساسیت بالایی دارند.
- ویژگیهایی که باید داشته باشد (Should-have): چنین ویژگیهایی برای ارائه محصول اهمیت زیادی دارند، ولی به زمان حساس نیستند.
- ویژگیهایی که میتواند داشته باشد (Could-have): این دسته از ویژگیها نه ضروری هستند و نه برای ارائه در یک بازه زمانی اهمیت دارند. وجود آنها میتواند رضایت مشتری را تا حد زیادی بهبود بخشد، اما در صورت عدم وجود، تاثیر ناخوشایندی بر مشتریان نمیگذارد.
- ویژگیهایی که نباید داشته باشد (Won’t-have): این ویژگیها کمترین میزان اهمیت را دارند و حتی در بعضی از موارد بهتر است برای صرفهجویی در منابع حذف شوند.
مدل The MoSCoW کاملا پویا است و اجازه میدهد تا اولویتها را بهراحتی تغییر دهید. پس گاهی اوقات ممکن است بسته به نوع محصول، ویژگیهای دسته چهارم به ویژگیهای ضروری تبدیل شوند.
روش Opportunity scoring
این روش اولویتبندی که با نام تجزیهوتحلیل فرصتها هم شناخته میشود، از مفهوم نوآوی نتیجهمحور آنتونی اولویک گرفته شده است. ایده اصلی این روش این است که اگرچه مشتریان راهحلهای خوبی برای رفع مشکل ارائه نمیدهند، اما بازخورد آنها اهمیت زیادی دارد. این بازخورد همان چیزی است که بهمنظور دستیابی به نتایج مطلوب برای یک محصول یا ویژگی ضروری استفاده میشود.
برای استفاده از روش امتیازدهی فرصت، باید فهرستی از ویژگیها و نتایج ایدهآل خود تهیه کنید و میزان اهمیت و رضایت مشتریان نسبت به آنها را بسنجید. در این نظرسنجی باید سوالات زیر را از مشتریان خود بپرسید:
- این ویژگی چقدر برای شما اهمیت دارد؟
- چقدر از راهحل فعلی راضی هستید؟
پس از رسم نمودار این پاسخها، باید ویژگیهایی که برای مشتریان بیشترین اهمیت و کمترین رضایت را دارند، در اولویت کارهای خود قرار دهید.
روش The Product Tree
تمرکز روش درخت محصول یا هرس درخت محصول ایجاد محصول یا ویژگیهایی است که با خواستههای مشتری تطابق داشته باشد و بالاترین ارزش را برای شرکت به ارمغان آورد. هدف از این روش فدا کردن موارد عقبافتاده و قدیمی برای ایدههای نوآورانه است.
برای رسم درخت محصول باید مراحل زیر را طی کنید:
- اول روی یک تخته یا کاغذ درختی با چند شاخه بزرگ بکشید. تنه درخت نشاندهنده ویژگیهایی است که محصول شما از قبل داشته است. شاخههای اصلی نماینده ویژگیهایی هستند که در نسخه بعدی اجرا خواهند شد و شاخههای کوچکتر آنها ویژگیهایی را که هنوز در دسترس نیستند، نمایش میدهد.
- از مشتریان خود بخواهید تا ویژگیهای بالقوه را روی برگه یادداشت کنند. این کاغذها مانند برگهای هر شاخه خواهند بود.
- سپس از آنها بخواهید تا هر کاغذ را روی یک شاخه بچسبانند.
حالا میتوانید بزرگترین شاخه درخت را بر اساس تعداد برگهای آن تشخیص دهید. این کار اولویتبندی در مدیریت محصول را برای شما راحتتر میکند و به شما اجازه میدهد تا قسمتهایی از محصول را که نیاز به تلاش بیشتر دارد، شناسایی کرده و ویژگیهای غیرضروریتر را فعلا از لیست اولویتهایتان خط بزنید.
روش Cost of Delay
هزینه تاخیر روشی برای بیان تاثیر زمان روی نتیجه است. این روش با پرسیدن سوالات زیر اولویتبندی در مدیریت محصول را بهبود میبخشد:
- اگر همین حالا محصول این ویژگی را داشته باشد، چه ارزشی برایتان ایجاد خواهد کرد؟
- اگر این ویژگی دیرتر ایجاد شود، چقدر ارزشمند خواهد بود؟
- اگر این ویژگی دیرتر از زمان برنامهریزیشده ایجاد شود، چقدر هزینه خواهد داشت؟
با محاسبه میزان زمان و تلاش لازم برای توسعه هر ویژگی، میتوانید ارزش پولی هرکدام از آنها را تعیین کنید. بهعنوان مثال، فرض کنید محصول شما دارای یک ویژگی است که هر هفته تاخیر در ایجاد آن برای شما ۳۰ هزار دلار هزینه دارد و ساخت آن سه ماه طول میکشد. از سوی دیگر، محصول شما یک ویژگی دارد که هزینه تاخیر آن بهازای هر هفته ۱۰ هزار دلار است و ساخت آن هم به سه ماه زمان نیاز دارد. با این حساب، میتوانید تصور کنید که ویژگی اول از اولویت بالاتری نسبت به ویژگی دوم برخوردار است.
روش Buy a feature
روش Buy a feature یا «یک ویژگی بخر» یک بازی نوآورانه است که مشتریان یا ذینفعان بازیگران آن هستند. استفاده از مشتریان برای این روش، به شما کمک میکند تا بفهمید یک ویژگی یا ایده برای مشتریان نهایی، چقدر ارزشمند است؟
مراحل بازی به صورت زیر است:
- فهرستی از ویژگیها، ایدهها یا بهروزرسانیها تهیه کرده و آنها را قیمتگذاری کنید. ارزش هرکدام از موارد این فهرست باید بر اساس زمان، پول و تلاشی که برای آنها صرف کردهاید، تعیین شود.
- گروهی از مشتریان یا اعضای تیم (بیشتر از ۸ نفر) را جمع کنید و مقدار مشخصی پول به آنها بدهید تا برای خرید یک یا چند ویژگی از آن استفاده کنند.
- از شرکتکنندگان بخواهید تا ویژگیهای موردعلاقه خود را بخرند و دلیل انتخاب ویژگیهای موردنظرشان را برای شما توضیح دهند.
- سپس فهرست ویژگیها را بر اساس میزان پولی که مشتریان برای آنها خرج کردهاند، مرتب کنید.
این بازی نوآورانه به شما نشان میدهد که کدام ویژگیها ارزش بیشتری برای مشتری ایجاد کردهاند. بعضی از این ویژگیها ممکن است آنقدر گران باشند که مشتری حاضر به خرید آنها نشود. پس با کمک نتایج این بازی میتوانید ویژگیهای ارزشآفرین را از سایر ویژگیها تشخیص دهید.
کلام آخر
روشهای اولویتبندی در مدیریت محصول بههیچعنوان نمیتوانند جایگزین تفکر انسانی در تصمیمگیریها شوند. اما استفاده از این چارچوبها و روشها میتواند در ارزیابی تصمیمات احتمالی در مورد هر ويژگی یا ایده مفید باشد. در حالت ایدهآل، یک روش اولویتبندی خوب باید فرایندی مشارکتی باشد که از تیمها، ذینفعان و حتی مشتریان استفاده کند. همچنین شما باید روشی را انتخاب کنید که نتایج حاصل از آن باعث پیشبرد استراتژی محصول شود. اولویتبندی محصول تنها برای پیدا کردن بهترین ایدهها و ویژگیها نیست. بلکه گاهی اوقات لازم است تا گزینههای خود را تا حد امکان کاهش دهید و ایدههای بیارزش یا با ارزش پایین را حذف کنید. شما از کدام روش اولویتبندی در مدیریت محصول استفاده کردهاید؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
