تیم‌ها از افرادی با تخصص‌های متفاوت تشکیل شده‌اند که تمام آن‌ها تنها روی یک محصول یا خدمت خاص تمرکز می‌کنند. اما همچنان هرکدام از آن‌ها با تخصص خود درگیر بوده و تنها بخشی از کار را به عهده می‌گیرند. وجود تیم‌ها برای انجام کارهایی که باید در سازمان انجام شود، ضروری است؛ اما واقعیت این است که سازمان برای رسیدن به اثربخشی و ایجاد نوآوری به ساختاری فراتر از تیم نیاز دارد. گیلد یا قبیله همان مفهومی است که در سال‌های اخیر بین تیم‌های مهندسی رواج پیدا کرده و باعث ایجاد ارتباطی قوی‌تر بین متخصصان یک حوزه شده است. اما گیلد یا قبیله چیست؟ تیم‌های برنامه‌نویسی چگونه می‌توانند از مدل گیلد برای نوآوری و بهبود اثربخشی استفاده کنند؟ با ما همراه باشید تا پاسخ این سوالات را بیابید.
گیلد یا قبیله چیست؟
پیش از آنکه به سوال گیلد یا قبیله چیست پاسخ دهیم، به این نکته توجه کنید که با رشد تیم‌های فنی، چالش‌های جدیدی مانند مدیریت به اشتراک‌گذاری دانش، به اشتراک‌گذاری وابستگی‌های جدید (Dependency)، آگاهی از تاخیرات تولید و… به وجود می‌آید. در این شرایط، مدیریت چنین مواردی بسیار وقت‌گیر و دشوار می‌شود. از همین رو، مدل گیلد برای افزایش کارایی و سهولت در همکاری ایجاد شده است.
یک گلید یا قبیله به مجموعه‌ای از افرادی گفته می‌شود که از بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار و با نقش‌های متفاوت، اما با منافع مشترک گرد هم جمع می‌شوند. گیلدها می‌توانند تیم‌ها را به یکدیگر متصل کنند و برای مهندسان فرصت همکاری و برقراری ارتباطات خارج از تیم خود، یادگیری موضوعات فنی خاص و به اشتراک‌گذاری دانش به بهترین روش ممکن در کل تیم مهندسی را به وجود آورند. افراد یک گیلد صرف‌نظر از نقش روزمره خود در کسب‌وکار، تمایل دارند تا توانایی خود را در یک زمینه خاص و از طریق توسعه یک جامعه عملی، گسترش دهند.
درست است که اصطلاح گیلد یا قبیله در سال‌های اخیر به سازمان‌ها و تیم‌های فنی اضافه شده است، اما آن یک مفهوم جدید در صنعت فناوری نیست. از زمان قرون وسطی، اصطلاح گیلد مجموعه‌ای از متخصصان را توصیف می‌کرد که برای حل چالش‌ها و به اشتراک‌گذاری ترفندهای حرفه‌ای خود، دور هم جمع می‌شدند. بااین‌حال، گیلد اولین بار در سال ۲۰۱۲ توسط تیم‌های چابک مهندسی اسپاتیفای برای شناسایی گروه‌های متخصصان بین تیمی یا به اشتراک‌گذاری بهترین روش‌ها استفاده شد.
آیا گیلد همان تیم نیست؟
ممکن است در نگاه اول گیلد و تیم یکسان به نظر برسند، اما تفاوت‌هایی بین آن‌ها وجود دارد که هدف و کاربرد هر یک از این مفاهیم را از دیگری متمایز می‌کند. معمولا در سازمان‌هایی که از مدل گیلد استفاده می‌کنند، همیشه هر مهندس عضو یک تیم و عضو یک گیلد است. برای درک بهتر تفاوت گیلد و تیم به این نکته توجه کنید که تیم‌ها روی محصولات تمرکز می‌کنند؛ در حالی که تمرکز گیلدها روی یک تخصص یا موضوعات فنی خاص قرار دارد.
به‌عنوان مثال، یک سازمان ممکن است چندین محصول نرم‌افزاری داشته باشد که هر تیم روی یکی از این محصولات فعالیت می‌کند. هر تیم دارای چندین تخصص است و از افرادی مانند توسعه‌دهنده فرانت‌اند، توسعه‌دهنده بک‌اند، امنیت، مهندس داده، طراح و… تشکیل می‌شود. در چنین سازمانی افراد با تخصص یکسان در هرکدام از این تیم‌ها می‌توانند با یکدیگر یک گیلد را تشکیل دهند.
هدف اصلی گیلد این است که آنچه را که در محدوده همان تخصص در داخل و خارج از شرکت اتفاق می‌افتد، با یکدیگر به اشتراک بگذارند و در مورد فرهنگ، ابزارها و تجربیات خود با یکدیگر به بحث بپردازند. در صورتی که در تیم‌ها هر یک از اعضا وظیفه‌اش را در حوزه تخصصی خود انجام می‌دهد و به اشتراک‌گذاری تجربه با افرادی که در این موضوع تخصص ندارند، چندان منطقی به نظر نمی‌رسد.
چرا وجود گیلدها در تیم‌های مهندسی ضرورت دارد؟
داشتن یک ساختار سازمانی مناسب دقیقا به اندازه ایجاد یک محصول باکیفیت و پاسخ سریع به بازار اهمیت دارد. مقیاس‌پذیری یکی از نکات مهمی است که باید موردتوجه تمام سازمان‌ها قرار گیرد. تصور کنید یک استارتاپ کوچک را راه‌اندازی کرده‌اید. در ابتدا نقش‌ها کاملا مبهم هستند و افراد هرکاری را که قادر به انجام آن باشند، بدون چشم‌داشت انجام می‌دهند؛ چون می‌دانند سرعت پیشرفت کارها در روزهای اولیه بسیار مهم است. اما رفته‌رفته با بزرگ شدن تیم، درگیری‌ها و تعارضاتی بین افراد به وجود می‌آید و حتی ممکن است بعد از مدتی کمک افراد به‌منظور دخالت در کار دیگری تلقی شود. از همین رو، تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و شفاف‌سازی آن‌ها بسیار اهمیت دارد. علاوه بر این، گیلدها مزایایی به همراه دارند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
مزایای تشکیل گیلد یا قبیله در تیم‌های مهندسی چیست؟
سازمان‌های مبتنی بر ماتریس (دارای گیلد و تیم) به‌طور منظم مباحث «آنچه تیم باید انجام دهد» را از مباحث «نحوه انجام کارها» جدا می‌کنند. این تفکیک نه‌تنها باعث می‌شود افراد به‌طور دقیق متوجه شوند که باید چه کاری انجام دهند، بلکه بهترین نحوه انجام کارها را هم یاد می‌گیرند.
در چنین سازمان‌هایی تیم‌ها به برنامه‌ریزی دقیق برای محصول، انتشار و تخصیص منابع می‌پردازند و گیلدها در فرهنگ، نوآوری و تحقیق و توسعه موثر هستند. از دیگر مزایای تشکیل گیلد در تیم‌های مهندسی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت مشکلات انگیزشی ناشی از زمان‌های بحرانی
- سهولت در روند ورود مهندس جدید با هدف مشارکت مثبت او در کوتاه‌ترین زمان ممکن
- بهبود شایستگی تمام افراد سازمان
- جلوگیری از نقطه تکی شکست یا همان Single point of failure (قسمتی از سیستم که درصورت شکست، عملکرد کلی را مختل می‌کند) با به اشتراک‌گذاری شایستگی‌ها
- همگام‌سازی اطلاعات به‌صورت منظم
- عدم تمرکز ایده‌ها و درخواست‌ها روی یک یا چند فرد خاص
چگونه می‌توانید در سازمان خود گیلد تشکیل دهید؟
حال که متوجه شدید گیلد یا قبیله چیست و چه تاثیری می‌تواند در عملکرد سازمان داشته باشد، شاید ترغیب شده باشید این مدل را در سازمان خود هم پیاده کنید. پیاده‌سازی یا ایجاد گیلد یک مبحث است و موثر ساختن آن یک مبحث دیگر. برای اینکه بتوانید یک گیلد موثر بسازید، باید چندین نکته را رعایت کنید و عناصری را که احتمال موفقیت گیلد را افزایش می‌دهد، جدی بگیرید. از جمله این عناصر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ماموریت
تعیین ماموریت مهم‌ترین جنبه و یک الزام اساسی هنگام ایجاد گیلد است. ماموریت‌ها باید در جهت تحقق موارد زیر باشد:
- این گیلد برای تامین نیازهای سازمان به وجود آمده است و بر یادگیری فناوری‌های نوظهور و یادگیری نحوه استفاده از آن‌ها در مجموعه فناوری تمرکز دارد.
- گیلد به حل یک مشکل یا حتی مجموعه‌ای از مشکلات تیم‌ها کمک می‌کند.
- کار گیلد در راستای رفع نگرانی‌های تیم‌ها و سازمان است.
اهداف
گیلد باید بر اساس ماموریت و هدف کلی خود، فهرستی از اهداف کوچک‌تر داشته باشد. برای تعیین اهداف باید موارد زیر را مدنظر قرار دهید:
- اهداف گیلد باید به‌صورت دوره‌ای (مثلا سه ماهه) تنظیم شوند.
- اهداف می‌توانند از ایجاد یک الگوی جدید برای حل مشکلات تا استفاده از یک الگوی قدیمی متفاوت باشند.
- تمام اهداف باید دارای یک نتیجه مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند.
هماهنگ‌کننده گیلد
وجود یک هماهنگ‌کننده برای هر گیلد ضروری است. این شخص باید اطمینان حاصل کند که:
- اهداف گیلد تعیین شده‌اند.
- جلسات گیلد به‌طور منظم در جریان است.
- تمام افراد گیلد برای نتیجه کار پاسخ‌گو هستند.
- کار گیلد ثبت شده و در دسترس تمام اعضای تیم قرار می‌گیرد.
- هرگونه تغییر یا به‌روزرسانی به همه اعضای تیم اطلاع داده می‌شود.
اعضای گیلد
عضویت در گیلد یک تعهد بلندمدت نیست، اما باید حداقل زمانی برای آن تعیین شود تا اعضای تیم خیلی سریع وضعیت خود را تغییر ندهند. چون رسیدن به اهداف گیلد به فعالیت اعضای آن بستگی دارد. بنابراین اگر گیلدی اهداف سه ماهه دارد، اعضای آن باید حداقل در این مدت زمان به کار متعهد باشند. به‌منظور تشویق افراد برای عضویت در گیلد بهتر است، برنامه‌هایی داشته باشید.
فرایند گیلد
برای اینکه بتوانید ارتباطات را در سراسر گیلد برقرار کنید و دانش را در آن گسترش دهید، باید از باز بودن انواع راه‌های ارتباطی بین اعضا اطمینان حاصل کنید. بدین منظور بهتر است فناوری‌های مختلف را به کار بگیرید و جلسات حضوری برقرار کنید. وظیفه تنظیم جلسات و ارائه به‌روزرسانی‌ها بر عهده هماهنگ‌کننده گیلد است.
چالش‌ها و مشکلات احتمالی گیلد یا قبیله چیست؟
گیلد یا قبیله با وجود تمام مزایایی که برای سازمان به ارمغان می‌آورد، می‌تواند مشکلاتی هم داشته باشد. به‌عنوان مثال فرایند تشکیل گیلد معمولا زمان‌بر است و هماهنگ شدن افراد با یکدیگر ممکن است نیازمند زمان نسبتا زیادی باشد. از طرفی هیچ‌گاه تفکیک نقشه راه سازمان از مسائل مرتبط با بهبود اثربخشی و چگونگی انجام کارها آسان نبوده است.
از دیگر چالش‌هایی که سازمان‌ها با آن روبه‌رو می‌شوند، بحث سازمان‌دهی جلسات مهندسی برای به اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها است. با بزرگ شدن تیم، هماهنگی‌ها و به‌روزرسانی‌ها مستلزم هزینه‌هایی بالایی از نظر زمان و انرژی خواهد بود.
کلام آخر
در این مقاله سعی کردیم به‌طور کامل به سوال گیلد یا قبیله چیست و چه کاربردی در تیم‌های مهندسی دارد، پاسخ دهیم. به یاد داشته باشید که همواره باید شخصی وجود داشته باشد که بتواند مدیریت گیلد را به عهده بگیرد. این فرد باید بتواند ایده‌های گیلد را به‌خوبی به تیم‌ها و سازمان منتقل کند و پیگیر فرایندها و دستورالعمل‌های گیلد باشد. همچنین همواره باید خود را برای شکست بعضی از گیلدها آماده کنید. چون تمام گیلدها به یک اندازه موفق نیستند. بنابراین اگر برنامه‌های استراتژیکی خاصی برای راه‌اندازی گیلد دارید، اطمینان حاصل کنید که آن‌ها همواره در مسیر درست خود قرار دارند.
منابع: Tech At Bloomberg
